Digital Project: Software-Bot und weniger doppelte Datenerfassung

Congrex Switzerland bietet die Gesamtorganisation von Kongressen inklusive der Verwaltung von Hotelkontingenten. In seinem Digital Project widmet sich das Unternehmen mit Sitz in Basel der Robotic Process Automation, kurz RPA. Einfache, aber mit hohem manuellem Aufwand verbundene Prozesse sollen künftig automatisiert bearbeitet werden. Der Fokus liegt dabei in einem ersten Schritt auf dem Registrierungsvorgang, konkret auf der Überprüfung hochgeladener Dokumente, dem Versand von Teilnehmerzertifikaten und der Verbuchung der Registrierungen. «Dazu gehören viele repetitive Routineaufgaben, die den Mitarbeitenden im Grunde nur Zeit wegnehmen», erklärt Silvano Schär, Head of Sales and Marketing. Bei Kongressen mit bis zu 20'000 Teilnehmern summiert sich dies schnell zu einem erheblichen Aufwand. «Davon würden wir sie gerne entlasten, damit sie mehr Zeit für den eigentlichen Kundenservice zur Verfügung haben», so Schär. Entsprechend grossen Wert legt Congrex darauf, die Mitarbeitenden von Anfang an zu involvieren und klarzustellen, dass der Einsatz von Software-Robotern dazu dient, ihnen einfache und wenig spannende Aufgaben zu ersparen.

Mehrere wichtige Schritte sind implementiert und erste Systeme laufen bereits, doch abgeschlossen ist das Projekt bisher nicht. Ohnehin, so verrät uns Silvano Schär, wird die Transformation bei Congrex Switzerland auch danach weitergehen: «Das Digital Project ist für uns nur ein Kick-off. Wir sehen die Digitalisierung als kontinuierlichen Prozess, auch weil es immer wieder neue technische Möglichkeiten geben wird.»

«Keine doppelte Datenerfassung!»

Auch WMC IT Solutions aus Reinach arbeitet aktuell an einem Digital Project. Im Zentrum stehen dabei die Prozesse des eigenen Unternehmens – um daraus Lehren für die Digitalisierung in anderen Unternehmen zu ziehen. Gründer und Geschäftsführer Guido Markowitsch erläutert im Interview den Nutzen des Projekts und verrät mehr über die Zusammenarbeit mit der Handelskammer beider Basel.

Herr Markowitsch, was möchten Sie im Rahmen Ihres Digital Project erreichen?

G. Markowitsch: Die beiden Hauptziele unseres Projekts lauten: Daten werden bei uns nie doppelt erfasst und unsere Geschäftsprozesse laufen automatisch ab. Das war bei uns intern schon lange ein Thema: Wir haben zu viele Applikationen wie ERP, CRM und Zeiterfassung im Einsatz, was zu mehrfachen Dateneingaben führt. Es gab auch bereits zahlreiche Verbesserungsvorschläge aus dem Team, aber es fehlte immer an der Zeit. Jetzt vereinfachen wir kaufmännische Prozesse und erstellen eine Prozesskette, die möglichst wenige Medienbrüche beinhaltet. Zusätzlich reduzieren wir die Anzahl der Applikationen, die wir nutzen, und vernetzen die verbleibenden miteinander.

Digitalisierung heisst auch: Prozesse überdenken

Sie schaffen also eine Lösung, die Sie künftig auch Ihren Kunden anbieten können?

G. Markowitsch: Nicht ganz. Bei unserem Digital Project handelt es sich nicht um eine Produkt-, sondern um eine Prozess-Innovation. Es wird am Ende keine Lösung geben, die unsere Kunden fixfertig kaufen können. Doch wir generieren enormes Know-how, von dem künftige Kunden-Projekte stark profitieren werden. Denn in der heutigen digitalisierten Welt liegt die Herausforderung nicht darin, passende Tools zu finden. Erfolgreiche Unternehmen müssen bereit sein, ihre Prozesse zu überdenken, sie an aktuelle Gegebenheiten anzupassen und gleichzeitig Visionen für die Zukunft zu entwickeln.

Wie weit ist Ihr Projekt fortgeschritten?

G. Markowitsch: Konzeptionell sind wir beinahe fertig, bei der Umsetzung haben wir etwas mehr als die Hälfte geschafft. Mit der Handelskammer haben wir vereinbart, dass das Digital Project im ersten Halbjahr 2020 abgeschlossen sein muss.

Wie läuft die Zusammenarbeit generell ab?

Unsere Ansprechpartner sind sehr aufgeschlossen und kundenfreundlich. Was übrigens auch meiner Gesamtwahrnehmung von der Handelskammer entspricht.

Haben Sie noch eine Empfehlung für Unternehmen, die selbst über ein Digital Project nachdenken?

G. Markowitsch: Ich würde mit einem Checkup beginnen. So kann man zentrale Handlungsfelder und damit mögliche Projekte erkennen.

Herr Markowitsch, herzlichen Dank für das Gespräch und weiterhin viel Erfolg mit Ihrem Digital Project!